Regulamin reklamacji szkoleń

PROCEDURA REKLAMACYJNA SZKOLEŃ W FIRMIE KACZOREK SP. Z O.O.

Procedura obejmuje reklamacje dotyczące szkoleń realizowanych w formie stacjonarnej, online oraz hybrydowej, w tym w szczególności:
•    niezgodności szkolenia z przedstawioną ofertą lub programem,
•    niewłaściwej organizacji szkolenia,
•    problemów technicznych uniemożliwiających lub znacząco utrudniających udział w szkoleniu,
•    niewłaściwej jakości materiałów szkoleniowych,
•    nieprawidłowego przebiegu szkolenia,
•    zachowania prowadzącego lub obsługi organizacyjnej,
•    braku realizacji uzgodnionych elementów szkolenia,
•    innych nieprawidłowości mających wpływ na jakość lub przebieg szkolenia.

§ 1
PRAWO DO ZŁOŻENIA REKLAMACJI

Reklamację może złożyć uczestnik szkolenia, osoba dokonująca zgłoszenia uczestnika, a w przypadku szkoleń organizowanych dla firm – również osoba reprezentująca organizację zamawiającą szkolenie.

§ 2
SPOSÓB SKŁADANIA REKLAMACJI

Reklamację należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej, na adres wskazany przez organizatora szkolenia.
Reklamacja powinna zawierać, w miarę możliwości:
•    imię i nazwisko osoby składającej reklamację,
•    nazwę szkolenia oraz termin jego realizacji,
•    opis zaistniałego problemu lub niezgodności,
•    uzasadnienie reklamacji,
•    oczekiwany sposób rozwiązania sprawy,
•    dane kontaktowe umożliwiające udzielenie odpowiedzi.

§ 3
TERMIN ZŁOŻENIA REKLAMACJI

Reklamację dotyczącą szkolenia należy złożyć niezwłocznie po wystąpieniu nieprawidłowości, najlepiej w trakcie szkolenia lub bezpośrednio po jego zakończeniu.
W przypadku reklamacji składanych po zakończeniu szkolenia zaleca się ich przekazanie w terminie 14 dni od dnia zakończenia szkolenia.

§ 4
ROZPATRYWANIE REKLAMACJI

Po otrzymaniu reklamacji organizator Kaczorek sp. z o.o.:
1.    rejestruje reklamację,
2.    analizuje przedstawione informacje i dokumentację,
3.    w razie potrzeby kontaktuje się z osobą składającą reklamację w celu uzyskania dodatkowych informacji,
4.    dokonuje oceny zasadności reklamacji,
5.    podejmuje decyzję dotyczącą sposobu jej rozpatrzenia,
6.    przekazuje osobie składającej reklamację informację o wyniku postępowania.
W przypadku reklamacji dotyczącej prowadzącego szkolenie, organizator może zasięgnąć jego wyjaśnień, jednak decyzja w sprawie reklamacji pozostaje po stronie organizatora.

§ 5
TERMIN ROZPATRZENIA REKLAMACJI

Reklamacja jest rozpatrywana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
Jeżeli rozpatrzenie reklamacji w tym terminie nie jest możliwe, osoba składająca reklamację zostanie poinformowana o przyczynach opóźnienia oraz przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi.

§ 6
MOŻLIWE SPOSOBY ROZPATRZENIA REKLAMACJI

W zależności od charakteru i zasadności reklamacji organizator może zastosować w szczególności:
•    uznanie reklamacji w całości,
•    uznanie reklamacji w części,
•    ponowne przeprowadzenie szkolenia lub jego części,
•    umożliwienie udziału w innym terminie,
•    udostępnienie dodatkowych materiałów lub konsultacji,
•    dokonanie korekty dokumentacji szkoleniowej,
•    zwrot całości lub części opłaty – jeżeli jest to uzasadnione charakterem reklamacji i obowiązującymi warunkami realizacji szkolenia,
•    odrzucenie reklamacji wraz z uzasadnieniem.
Sposób rozwiązania reklamacji jest każdorazowo dobierany odpowiednio do charakteru stwierdzonej nieprawidłowości.

§ 7
MODPOWIEDŹ NA REKLAMACJĘ

Odpowiedź na reklamację przekazywana jest w formie elektronicznej lub pisemnej, w zależności od sposobu jej złożenia lub ustaleń z osobą składającą reklamację.

§ 8
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE

W przypadku stwierdzenia zasadności reklamacji organizator analizuje przyczynę wystąpienia nieprawidłowości i, jeżeli jest to uzasadnione, podejmuje działania mające na celu zapobieganie podobnym sytuacjom w przyszłości.
Działania mogą obejmować m.in.:
•    zmianę organizacji szkolenia,
•    aktualizację programu lub materiałów,
•    dodatkową weryfikację trenerów,
•    poprawę obsługi technicznej,
•    zmianę sposobu komunikacji z uczestnikami,
•    przeprowadzenie dodatkowej kontroli jakości szkolenia.

§ 9
DOKUMENTOWANIE REKLAMACJI

Reklamacje oraz sposób ich rozpatrzenia są dokumentowane i przechowywane zgodnie z obowiązującymi w organizacji zasadami archiwizacji dokumentacji oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Procedura ma na celu zapewnienie przejrzystego, jednolitego i rzetelnego sposobu obsługi reklamacji oraz ciągłe doskonalenie jakości realizowanych szkoleń.